Gmina Arnavutköy: system ocen okresowych 360 stopni z wbudowanym BI

Regularna, systematyczna ocena każdego pracownika

Ważnym czynnikiem, który mógł podnieść ogólną produktywność i wyniki gminy, była regularna, systematyczna ocena okresowa pracowników urzędu. Pozwala ona poznać ich potencjał rozwojowy, wspierać ich w osiąganiu lepszych wyników oraz ustalać pakiety wynagrodzeń, strukturę płac i podwyżki.

Gmina Arnavutköy potrzebowała zautomatyzowanego systemu, który pomógłby działowi HR sprawnie i szybko oceniać, monitorować i śledzić wyniki poszczególnych wydziałów i wszystkich pracowników.

Rozwijająca się dzielnica i ręczny proces ocen

Gmina obsługuje dzielnicę złożoną z 38 osiedli, zamieszkaną łącznie przez ponad 312 tys. osób. Konkurując z innymi dzielnicami i miastami o szybki rozwój i zapewnienie zintegrowanych usług wszystkim mieszkańcom, stale szuka sposobów na usprawnienie i przyspieszenie swoich procesów oraz zwiększenie ogólnej produktywności.

Oceny okresowe pracowników dział HR prowadził jednak ręcznie, tradycyjnymi metodami.

Co system ocen umożliwia gminie

Dzięki „Systemowi ocen okresowych 360 stopni” TURBOARD Gmina Arnavutköy może:

• Łatwo i szybko tworzyć formularze ocen i automatycznie rozsyłać je do właściwych pracowników, z automatycznymi powiadomieniami, monitorowaniem realizacji i raportami analitycznymi
• Automatycznie naliczać oceny płacowe, podwyżki, pakiety wynagrodzeń i premie dla pracowników urzędu
• Monitorować, śledzić i automatycznie mierzyć osiągnięcia oraz postępy w realizacji celów na poziomie pracowników i wydziałów
• Pobudzać wśród pracowników urzędu rywalizację, motywację, samoświadomość i rozwój osobisty, aby poprawiać wyniki i zwiększać produktywność
• Wskazywać mocne i słabe strony pracowników, aby przeglądać i utrzymywać programy awansowe oraz inne programy szkoleniowe
• Zwiększać przejrzystość, uczciwość i otwartość w komunikacji między kierownictwem a pracownikami
• Ograniczać koszty związane zarówno z ręcznym przetwarzaniem ocen okresowych, jak i z wcześniej zużywanymi materiałami eksploatacyjnymi
• Łatwo przygotowywać plany rozwoju na podstawie kart wyników i wartości KPI

Dedykowana platforma ocen zbudowana na narzędziach BI

Gmina Arnavutköy ogłosiła przetarg, aby znaleźć firmę programistyczną, która przedstawi system odpowiadający jej potrzebom.

TURBOARD dowiedział się o przetargu od swojego partnera biznesowego Beyazweb Technologies, który zapewnia również wsparcie IT dla Gminy Arnavutköy, i postanowił wziąć w nim udział. Ostatecznie Gmina Arnavutköy wybrała TURBOARD do realizacji projektu.

Podejście TURBOARD polegało na wykorzystaniu narzędzi BI i zaproponowaniu systemu, który wykracza poza podstawowe funkcje, do jakich ograniczałby się tradycyjny system ocen okresowych.

TURBOARD zaprojektował i opracował dedykowaną platformę „Systemu ocen okresowych 360 stopni”, w której ocena okresowa przebiega w pełnym zakresie. Platforma wyraźnie zmniejsza nakład pracy ręcznej, pozwala pracownikom uczestniczyć w procesie oceny i dostarcza wniosków, analiz i czytelnych raportów dotyczących wszystkich procesów systemu.