Z
Ziel
Regelmäßige, systematische Beurteilung aller Beschäftigten
Ein wichtiger Hebel für Produktivität und Leistung der gesamten Verwaltung ist die regelmäßige, systematische Leistungsbeurteilung der Beschäftigten. Sie zeigt ihr Potenzial für künftiges Wachstum und ihre Entwicklung, hilft, sie gezielt zu besseren Leistungen zu begleiten, und bildet die Grundlage für Vergütungspakete, Gehaltsstrukturen und Gehaltserhöhungen.
Die Bezirksverwaltung Arnavutköy brauchte ein automatisiertes System, mit dem ihre Personalabteilung die Leistung der verschiedenen Abteilungen und aller Beschäftigten dynamisch und schnell bewerten, überwachen und verfolgen kann.
A
Ausgangslage
Ein wachsender Bezirk und ein manueller Beurteilungsprozess
Die Verwaltung betreut einen Bezirk mit 38 Stadtteilen und insgesamt mehr als 312.000 Einwohnern. Im Wettbewerb mit anderen Bezirken und Städten um eine rasche Entwicklung und integrierte Leistungen für alle sucht sie ständig nach Wegen, ihre Prozesse zu verbessern und zu beschleunigen und die Produktivität insgesamt zu steigern.
Die Leistungsbeurteilung der Beschäftigten erfolgte jedoch manuell durch die Personalabteilung und auf herkömmliche Weise.
W
Wirkung
Was das Beurteilungssystem der Verwaltung ermöglicht
Mit dem „360-Grad-Leistungsbeurteilungssystem“ von TURBOARD kann die Bezirksverwaltung Arnavutköy:
- Beurteilungsformulare einfach und schnell erstellen und automatisch an die betreffenden Beschäftigten verteilen, mit automatischen Benachrichtigungen, Nachverfolgung und Analyseberichten
- Gehaltsbeurteilungen, Gehaltserhöhungen, Vergütungspakete und Boni für die Beschäftigten der Verwaltung automatisch berechnen
- Erfolge und Leistungsfortschritte gegenüber den Zielen auf Ebene der Beschäftigten und der Abteilungen überwachen, verfolgen und automatisch messen
- Wettbewerb, Motivation, Selbstwahrnehmung und Selbstentwicklung unter den Beschäftigten fördern, um die Leistung zu verbessern und die Produktivität zu steigern
- Stärken und Schwächen der Beschäftigten sichtbar machen, um Beförderungs- und andere Schulungsprogramme zu überprüfen und fortzuführen
- Transparenz, Integrität und Offenheit in der Kommunikation zwischen Führung und Beschäftigten stärken
- Kosten senken, die durch die manuelle Bearbeitung von Leistungsbeurteilungen und die bisher verwendeten Verbrauchsmaterialien entstanden
- Auf Basis von Scorecards und KPI-Ergebnissen einfach Pläne zur Leistungsentwicklung erstellen
L
Lösung
Eine maßgeschneiderte Beurteilungsplattform auf Basis von BI-Werkzeugen
Die Bezirksverwaltung Arnavutköy schrieb das Projekt öffentlich aus, um ein Softwareunternehmen zu finden, das ein System für ihren Bedarf vorlegen kann.
TURBOARD erfuhr von der Ausschreibung durch seinen Geschäftspartner Beyazweb Technologies, der auch IT-Dienstleister der Bezirksverwaltung Arnavutköy ist, und entschied sich, daran teilzunehmen. Schließlich beauftragte die Bezirksverwaltung Arnavutköy TURBOARD mit der Umsetzung des Projekts.
Der Ansatz von TURBOARD bestand darin, BI-Werkzeuge zu nutzen und ein System vorzulegen, das über die Grundfunktionen hinausgeht, auf die sich ein herkömmliches Leistungsbeurteilungssystem sonst beschränkt.
TURBOARD konzipierte und entwickelte eine maßgeschneiderte Plattform für ein „360-Grad-Leistungsbeurteilungssystem“, in dem die Leistungsbeurteilung vollumfänglich erfolgt. Sie sollte den manuellen Aufwand spürbar verringern, die Beschäftigten in den Beurteilungsprozess einbinden und Erkenntnisse, Analysen und aussagekräftige Berichte zu allen Prozessen des Systems liefern.
Beurteilungs- und Feedbackformulare
Die Personalabteilung nutzt das „360-Grad-Leistungsbeurteilungssystem“ von TURBOARD als eigenständige Plattform, auf der sie verschiedene Beurteilungs- und Feedback-Formulare einfach erstellt, überwacht und an alle Beschäftigten der Verwaltung verteilt.
Scorecards
Die Beurteilungsergebnisse und das Feedback der Beschäftigten werden auf der Plattform automatisch erfasst und berechnet und über den Scorecard-Ansatz, der ebenfalls Teil der Plattform ist, an Leistung und Zielen gemessen.
