Gemeente Arnavutköy: een 360-gradenbeoordelingssysteem met ingebouwde BI

Regelmatige, systematische beoordeling van elke medewerker

Een belangrijke factor om de productiviteit en prestaties van de gemeente als geheel te verhogen, is een regelmatige, systematische prestatiebeoordeling van de medewerkers. Zo krijgt de gemeente zicht op hun groei- en ontwikkelpotentieel, kan ze hen begeleiden naar betere prestaties en kan ze beloningspakketten, salarisstructuren en salarisverhogingen bepalen.

De gemeente Arnavutköy had een geautomatiseerd systeem nodig waarmee de HR-afdeling de prestaties van de verschillende afdelingen en van alle medewerkers flexibel en snel kon beoordelen, bewaken en volgen.

Een groeiend district en een handmatig beoordelingsproces

De gemeente bedient een district met 38 wijken en in totaal meer dan 312.000 inwoners. Omdat ze met andere districten en steden concurreert om zich snel te ontwikkelen en iedereen geïntegreerde dienstverlening te bieden, zoekt ze voortdurend naar manieren om haar processen te verbeteren en te versnellen en de productiviteit als geheel te verhogen.

De prestatiebeoordeling van medewerkers werd echter met de hand en op de traditionele manier door de HR-afdeling uitgevoerd.

Wat de gemeente met het beoordelingssysteem kan

Met het “360-graden prestatiebeoordelingssysteem” van TURBOARD kan de gemeente Arnavutköy:

• Eenvoudig en snel beoordelingsformulieren maken en die automatisch verspreiden onder de betrokken medewerkers, met automatische meldingen, opvolging en analyserapporten
• Salarisbeoordelingen, salarisverhogingen, beloningspakketten en bonussen voor de gemeentemedewerkers automatisch berekenen
• Resultaten en voortgang ten opzichte van de doelen op het niveau van medewerker en afdeling bewaken, volgen en automatisch meten
• Competitie, motivatie, zelfinzicht en zelfontplooiing onder de gemeentemedewerkers stimuleren om de prestaties en de productiviteit te verhogen
• De sterke en zwakke punten van medewerkers in beeld brengen om promotie- en andere opleidingsprogramma’s te herzien en te behouden
• Transparantie, integriteit en openheid in de communicatie tussen leiding en personeel vergroten
• De kosten verlagen van zowel de handmatige verwerking van prestatiebeoordelingen als de verbruiksmaterialen die daarvoor werden gebruikt
• Eenvoudig persoonlijke ontwikkelplannen opstellen op basis van scorecards en KPI-resultaten

Een beoordelingsplatform op maat, gebouwd op BI-tools

De gemeente Arnavutköy schreef een aanbesteding uit om een softwarebedrijf te vinden dat een systeem kon presenteren dat aan haar behoeften voldeed.

TURBOARD hoorde over de aanbesteding via zijn zakenpartner Beyazweb Technologies, die ook de IT-ondersteuning van de gemeente Arnavutköy verzorgt, en besloot zich in te schrijven. Uiteindelijk koos de gemeente Arnavutköy TURBOARD om het project uit te voeren.

De aanpak van TURBOARD was om BI-tools in te zetten en een systeem te presenteren dat anders alleen de basisfuncties van een traditioneel prestatiebeoordelingssysteem zou bieden.

TURBOARD ontwierp en ontwikkelde een platform op maat voor een “360-graden prestatiebeoordelingssysteem”, waarin de beoordeling volledig wordt uitgevoerd. Het platform zou het handmatige werk merkbaar wegnemen, medewerkers bij het beoordelingsproces betrekken en inzichten, analyses en zinvolle rapporten bieden over alle processen in het systeem.