Betimar: van statische Excel-bestanden naar geautomatiseerde enquêterapportage

Snellere analyse bij elke onderzoeksronde

Voor een onderzoeksbureau is de snelheid van analyse cruciaal. Bij Betimar was de rapportage echter een knelpunt geworden.

Rapporten die telkens met de hand uit statische Excel-bestanden werden opgebouwd

Betimar Research & Consultancy is een onderzoeks- en adviesbureau dat organisaties helpt hun prestaties te begrijpen aan de hand van data. Het bureau richt zich op onderzoek naar klant- en stakeholdertevredenheid, en het omzetten van ruwe enquêteantwoorden in heldere bevindingen vormt de kern van zijn werk.

Omvangrijke operationele en enquêtedata stonden in statische Excel-bestanden, en bij elke rapportagecyclus moesten de rapporten opnieuw met de hand worden opgebouwd. Omdat het onderzoek ongeveer elke drie maanden wordt herhaald, nam dat handwerk met elke nieuwe ronde data verder toe.

Een automatische datastroom en rapportsets die blijven bestaan

Het resultaat is een duurzame, geautomatiseerde datastroom. Verspreide Excel-data wordt nu omgezet in schone, gestructureerde tabellen, komt elke periode automatisch binnen en leidt direct tot zinvolle inzichten. Om de cyclus van drie maanden bij te houden, worden rapporten niet meer vanaf nul gebouwd; bestaande sets worden bijgewerkt en met filters gedupliceerd. Zo blijft de continuïteit tussen perioden behouden en verdwijnt het handwerk voor het team.

Standaardformaten, een laadscript en een verticaal datamodel

Voordat het project begon, werd de scope met de technische teams afgestemd: wat er zou gebeuren en hoe, werd vooraf vastgelegd, zodat de start zonder verrassingen verliep.

TURBOARD verving de statische aanpak van Betimar door dynamische rapportagelogica. Eerst werden de Excel-bronformaten gestandaardiseerd. Daarna werd een eigen script gebouwd dat de data uit die bestanden automatisch naar een database overzet. In de datamodellering werd de horizontale tabelstructuur, die de analytische flexibiliteit beperkte, vervangen door een verticaal tabelmodel (waarin elk antwoord in een eigen rij staat), dat veel flexibeler te analyseren is.

De TURBOARD-omgeving wordt geleverd als platform onder de merknaam Betimar, zodat het team één plek heeft voor al zijn rapportage en analyse. Gedurende het hele project hield snelle, proactieve ondersteuning het op koers.